Boutique pour clubs et associations – stock et paiement automatiques dans SportMember
Suivre manuellement les stocks et les paiements prend du temps et génère des erreurs. Avec la boutique SportMember, la gestion des stocks et le traitement des paiements sont automatisés. Quand un produit est vendu, le stock se met à jour instantanément, et le paiement est enregistré automatiquement – sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
Qu'est-ce que la gestion automatique des stocks ?
La gestion automatique des stocks signifie que le système suit lui-même combien d'articles vous avez en stock. Quand un client achète un produit, il est automatiquement déduit de l'inventaire. Quand le stock atteint zéro, le produit ne peut plus être acheté.
Cela élimine le risque de survente – la situation où vous vendez plus de produits que vous n'en avez en stock. Avec une gestion manuelle, il peut facilement arriver que deux clients achètent le dernier maillot en même temps, vous laissant avec un problème. Avec la gestion automatique des stocks, c'est impossible.
Comment fonctionne la gestion des stocks ?
La gestion des stocks fonctionne en temps réel avec le processus suivant :
- Vous spécifiez l'inventaire initial : Quand vous créez un produit, vous entrez combien vous avez en stock
- Le système déduit à la vente : Chaque fois qu'une commande est complétée, la quantité est déduite du stock
- Les produits épuisés sont bloqués : Quand le stock atteint zéro, le produit s'affiche comme épuisé
- Vous pouvez réapprovisionner : Quand vous recevez de nouveaux articles, vous mettez à jour manuellement le compteur de stock
Pour les produits avec variantes (tailles, couleurs), le stock est géré par variante. Vous pouvez avoir 10 pièces en taille M et 0 en taille XL – les clients peuvent toujours acheter M tandis que XL s'affiche comme épuisé.
Qu'est-ce que le traitement automatique des paiements ?
Le traitement automatique des paiements signifie que les paiements sont enregistrés sans effort manuel. Quand un client paie, la commande est instantanément marquée comme payée, et vous n'avez pas besoin de vérifier les virements bancaires ou de faire correspondre les paiements avec les commandes.
Le système gère tout le processus : autorisation de paiement, vérification, enregistrement et confirmation au client. Vous recevez simplement une notification qu'une nouvelle commande payée est arrivée.
Comment fonctionne l'automatisation des paiements ?
Le processus de paiement est entièrement automatisé :
- Le client choisit sa méthode de paiement : Carte de crédit ou options de paiement locales
- Le paiement est autorisé : Le fournisseur de paiement vérifie la carte/le compte
- La commande est marquée comme payée : Le système enregistre le paiement automatiquement
- La confirmation est envoyée : Le client reçoit une confirmation de commande avec reçu
- Vous recevez une notification : Les administrateurs sont informés de la nouvelle commande
- L'argent est versé : Le montant est transféré sur votre compte bancaire
L'ensemble du processus prend quelques secondes, et vous n'avez rien à faire jusqu'à la livraison de l'article.
Quels sont les avantages de l'automatisation ?
Pas de survente
Vous ne pouvez jamais vendre plus de produits que vous n'en avez en stock. Le système arrête automatiquement les ventes quand l'inventaire est vide. Pas de clients mécontents qui ont payé pour des articles que vous ne pouvez pas livrer.
Aperçu toujours à jour
Vous savez toujours exactement combien d'articles vous avez en stock. Pas de comptage manuel ou de tableurs. Les niveaux de stock se mettent à jour en temps réel et sont accessibles à tous les administrateurs.
Pas de réconciliation des paiements
Plus besoin de vérifier les relevés bancaires et de faire correspondre les virements avec les commandes. Le système sait automatiquement quelles commandes sont payées. Vous pouvez vous concentrer sur la livraison plutôt que sur la comptabilité.
Moins d'erreurs
La gestion manuelle introduit des erreurs. Mauvais comptages de stock, enregistrements de paiement oubliés, suivis manquants. L'automatisation élimine les erreurs humaines et assure des données cohérentes.
Gain de temps
Les bénévoles passent moins de temps sur l'administration et plus de temps sur ce qui compte : entraînement, matchs et communauté. Une heure économisée sur la gestion des stocks est une heure gagnée pour le travail associatif.
Qu'en est-il des produits sans gestion de stock ?
Vous pouvez choisir de désactiver la gestion des stocks pour des produits spécifiques. C'est utile pour :
- Articles sur commande : Produits que vous commandez quand ils sont vendus
- Produits numériques : Billets, adhésions, cartes cadeaux
- Inventaire illimité : Articles que vous pouvez toujours vous procurer
Sans gestion de stock, le produit peut être acheté de manière illimitée. Vous suivez l'inventaire vous-même et fermez manuellement les ventes quand vous êtes en rupture.
Comment configurer le stock et paiement automatiques
- Créez la boutique dans SportMember et connectez le destinataire de paiement
- Créez des produits avec images, descriptions et prix
- Spécifiez l'inventaire initial pour chaque variante (taille, couleur)
- Activez la boutique – l'automatisation est maintenant active
- Quand les articles se vendent, l'inventaire se met à jour automatiquement
- Les paiements sont enregistrés automatiquement et l'argent est versé
- Mettez à jour le compteur de stock quand vous recevez de nouveaux articles
Que se passe-t-il quand un produit est épuisé ?
Quand le stock atteint zéro, le produit s'affiche comme « Épuisé » dans la boutique. Les clients peuvent voir le produit mais ne peuvent pas l'ajouter à leur panier. Quand vous mettez à jour le stock avec de nouveaux articles, le produit redevient automatiquement disponible.
Vous ne recevez pas automatiquement de notification pour les articles épuisés, mais vous pouvez toujours voir le statut du stock dans l'aperçu des produits. Certains clubs mettent un rappel pour vérifier l'inventaire chaque semaine.
FAQ – Questions fréquemment posées
L'inventaire se met-il à jour en temps réel ?
Oui, l'inventaire se met à jour instantanément quand une commande est complétée. Il n'y a pas de délai – le stock est réduit la même seconde où le paiement est approuvé.
Deux clients peuvent-ils acheter le dernier article en même temps ?
Non, le système réserve l'article quand le client passe à la caisse. Si deux clients essaient d'acheter le dernier article, le second sera notifié que l'article est épuisé.
Que faire si j'entre un mauvais compteur d'inventaire ?
Vous pouvez toujours corriger manuellement le compteur de stock. Allez au produit et mettez à jour l'inventaire. Le changement prend effet immédiatement.
Puis-je voir quand l'inventaire a été mis à jour ?
Oui, le système enregistre tous les changements. Vous pouvez voir l'historique des commandes et quand les articles ont été vendus, fournissant une traçabilité des changements d'inventaire.
Dois-je enregistrer manuellement les paiements ?
Non, les paiements sont enregistrés à 100% automatiquement. Quand un client paie, la commande est marquée comme payée sans votre intervention.
Que se passe-t-il avec les remboursements ?
Avec les remboursements, l'argent retourne automatiquement au client. Cependant, l'inventaire n'est pas automatiquement mis à jour – vous devez manuellement ajouter l'article au stock s'il est retourné en état vendable.
Puis-je désactiver la gestion automatique des stocks ?
Oui, pour chaque produit vous pouvez choisir si la gestion des stocks doit être active. Sans gestion des stocks, le produit peut être vendu de manière illimitée.
Cela fonctionne-t-il avec différentes tailles ?
Oui, l'inventaire est géré par variante. Chaque taille et couleur a son propre compteur de stock, vous pouvez donc avoir 5 pièces en taille S et 0 en taille L.